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若酒店標識設計公司專設檔案來保存那些設計過的酒店的資料，則能使曾經設計過的酒店成為將來業務的來源。特別是針對每年都固定調整設計的酒店或個人，公司更應該將其歷年設計作品的情況詳加記錄，以便為其提供最恰當的服務。
例如，把每年的連鎖酒店vi設計、星級酒店品牌策劃、旅游度假酒店vi設計、等設計資料建檔保存，便會有許多好處：遇到常客設計時可能不需另開單價報價，只要按照先前的報價即可；有曾設計某家酒店的老板想按當時的方式設計，那么只需把當時的酒店檔案調出來作為參考，即可省去許多顧客討論的時間。
 

另外，對于外燴設計來說，公司營銷人員通常必須到達酒店舉辦現場取得場地資料，如場地大小及空間配置等，以便進行酒店規劃。但若酒店標識設計公司營銷人員先前已將資料存入，則當同一個場地再度需要外燴服務時，就可免去重新勘察場地的步驟，而只要針對場地的變動情形稍作修改，甚至不需修改，就可以直接沿用。